财务及行政政策

本政策的目的是确保为本公司购买的商品和服务 以符合成本效益的方式执行联邦拨款 符合联邦法规，特别是联邦法规2 CFR 200.317-326.

2. 范围

本政策适用于主要研究人员和任何授权的指定人员(“买方”) 代表联邦政府拨款发起采购. 这项政策不适用 给学院的日常开支拨款.

3. 责任

首席调查员负责决定是否允许购买 根据联邦拨款的条款，我们将确保采购符合 本政策(容许成本指引). 根据要求，商务办公室将提供有关采购需求的决策支持 并且还将作为采购交易记录下的最终存储库 联邦拨款.

4. 概述

为了促进对联邦法规的遵守，学院要求买家执行 在联邦拨款下进行采购时的一些成本/价格分析措施. 买家 应避免购买不必要的物品. 所有供应商的投标和报价必须经过评估 在产品质量、技术符合规范、总成本的基础上， 以及卖方是否接受学院的条款和条件. 供应商选择 价值3000美元或以上的货物和服务的流程必须有文件证明 作为事务记录的一部分存储.

5. 供应商选择和投标要求

买家在选择卖主前，须考虑以下因素:

• • 供应商是否为指定产品提供质量、服务和价格的最佳组合 需要? 联邦法规要求最低价格优先，除非质量， 服务或交货时间视需要而定.

  • 供应商是否符合小型、弱势、少数族裔或女性拥有的企业的资格? 在实际可行的范围内，应优先考虑符合条件的供应商 经济上可行.

  • 供应商是否提供保护自然资源的产品和服务 节约能源，保护环境? 应优先考虑供应商; 在某种程度上是实际的和经济上可行的，对于这样的产品.

投标要求的水平和文件提交给高级会计 分析师是由购买的金额决定的.

需求	< $3,000	≥ $3,000
正式投标程序	不是必需的	要求
可接受的投标形式	n/a	电子邮件确认，出版目录，其他书面文件
最低数量的投标要求	n/a	3
完成一个 供应商选择表格 并在采购前向财务总监办公室提交投标文件	不是必需的	要求
分析租赁vs. 购买选择	不是必需的	要求

购买金额低于$3,000:

不需要供应商选择的正式文件. 买家的行为被期望 非正式的成本/价格分析，并选择提供最佳质量组合的供应商; 服务和价格为指定的需要. 应作出合理努力，以确保 公平和有竞争力的价格.

购买金额大于或等于$3,000的物品:

至少三(3)投标是必需的. 每个供应商必须提供相同的 准确准确地描述规格和技术要求 对于项目或服务. 可以考虑网络价格表和目录列表 投标.

买家必须填写一份 供应商选择表格. 表格填写完毕后，将被送往商务办公室审批. 一旦确认批准，买方就可以继续进行购买.

当租赁选项可用时，必须对租赁与购买选项进行分析 以确定哪一种选择是最经济和实用的 采购形式. 合同部门将协助买方进行租赁/购买 根据要求分析.

6. 获得有竞争力的投标

征集商品和服务应当提供以下内容:

• • 对材料、产品的技术要求有清晰准确的描述; 或者需要的服务. 描述不应被设计为限制竞争性招标 来自多个供应商.

  • 投标人必须满足的要求和用于评价的所有其他因素 投标书及建议书.

  • 以要执行的功能来描述技术需求 或要求的性能，包括可接受特性的范围或最小值 可接受的标准.

  • 投标人需要的“品牌名称或同等”描述的具体特征 以满足.

  • 在切实可行的范围内，产品和服务应以公制计量 测量.

  • 对产品的偏好，在实际和经济上可行的程度上 以及节约自然资源、保护环境和能源的服务 非常高效。.

积极努力利用小企业、少数民族企业和私营企业 妇女创业，只要有可能.

7. 非竞争性供应商选择

偶尔，买方无法根据要求进行竞争性投标. 这些 情况的特点是单一或单一来源的交易. 非竞争性 供应商选择只能在下列一种或多种情况下使用 应用:

1. 1. 该项目只能从单一来源获得;

   2. 公共紧急或紧急情况的要求不允许延误而导致 来自竞争性征集;

   3. 联邦授予机构或传递实体明确授权非竞争性 应非联邦实体的书面请求提出的建议;

   4. 经过多方征求，确定竞争不足.

对于非竞争性采购，首席研究员必须填写 供应商选择表格 如果购买金额大于或等于$3,000.

8. 异常

财务总监必须书面通知批准本政策的任何例外情况.

9. 反馈

感谢您对本政策的反馈意见. 请发电子邮件给财务部 团队(accounting@aibeshosts.net)，如有任何意见、问题或建议.

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政策维护:财务和行政，财务副总裁和财务总监
生效日期:2018年6月1日
最后审查:2023年7月19日